El correo electrónico institucional es una herramienta clave para la comunicación oficial. Utilizarlo correctamente no solo mejora la eficiencia, sino que también ayuda a proteger la seguridad de la información. Desde la Gerencia de las TIC, te compartimos algunas recomendaciones esenciales:
1. No respondas correos no solicitados (spam).
Cuando respondemos a mensajes no deseados, estamos confirmando al remitente que nuestra cuenta está activa, lo que puede aumentar la cantidad de spam que recibimos. Lo mejor es eliminarlos sin abrirlos.
2. No abras archivos adjuntos inesperados.
Incluso si el correo parece provenir de alguien conocido, evita abrir archivos adjuntos que no esperabas. Podrían contener virus o software malicioso. Aunque el sistema tenga antivirus, esta precaución sigue siendo fundamental.
3. No reenvíes cadenas ni rumores.
Evita compartir mensajes que no tienen un propósito claro, como cadenas, rumores o publicidad, solo contribuye a saturar los buzones de tus contactos y afectar la credibilidad de la comunicación institucional.
4. Usa el campo CCO para proteger la privacidad.
Al enviar correos a múltiples destinatarios, utiliza el campo ‘CCO’ (con copia oculta) en lugar de ‘Para’. Así evitarás que las direcciones de correo de los destinatarios sean visibles para todos, lo cual es una medida de respeto y protección de datos.
5. Comparte tu dirección de correo con moderación.
Evita registrar tu correo institucional en sitios web poco confiables o formularios que puedan generar publicidad no deseada.
6. Separa lo personal de lo profesional.
Utiliza tu correo institucional solo para asuntos laborales. Para temas personales, como suscripciones o compras en línea, emplea una cuenta diferente.
7. Cuida tu redacción.
Adapta el tono del mensaje según el destinatario. Evita escribir en mayúsculas (pueden interpretarse como gritos), no uses emoticones en mensajes formales y evita responder de inmediato si un mensaje te molesta. espera antes de contestar.
8. Limita el tamaño de los mensajes y adjuntos.
El correo no es el medio ideal para enviar archivos grandes. Utiliza herramientas como OneDrive para compartir documentos pesados.
9. Incluye un asunto claro.
El campo ‘Asunto’ debe describir brevemente el contenido del mensaje. Esto facilita que el destinatario lo identifique, lo clasifique y lo responda oportunamente.
10. Mantén tu firma automática breve y profesional.
Tu firma debe incluir solo la información esencial: nombre, cargo y datos de contacto.
